W każdej transakcji – czy to w obrocie gospodarczym czy wszelkich innych stosunkach międzyludzkich – może pojawić się problem braku zapłaty należności. Jednym z podstawowych narzędzi walki z opóźnieniami w płatnościach jest wezwanie do zapłaty. Jest to pismo, które ma na celu przypomnienie dłużnikowi o zaległej płatności, a w niektórych przypadkach jest nawet formalnym warunkiem powstania obowiązku zapłaty.
Aby wezwanie do zapłaty było skuteczne, powinno spełniać nie tylko określone wymagania wynikające z przepisów, ale także zawierać elementy, które zwiększą naszą szansę na odzyskanie należności. W artykule omówię także jakie kwestie dodatkowe możemy uwzględnić w wezwaniu.
Na wstępie warto zaznaczyć, że wezwanie do zapłaty co do zasady nie musi mieć formy pisemnej (o ile np. nie umówiliśmy się na taką formę z kontrahentem). Forma pisemna wezwania do zapłaty jest jednak bardzo pożądana, ponieważ zdecydowanie ułatwia kwestie dowodowe w razie sporu sądowego (w tym zakresie zachęcam do zapoznania się z innym artykułem na blogu: Dziesięć dobrych praktyk prawnych prowadzenia swoich spraw). Pamiętajmy także, że w razie skierowania sprawy do sądu, wezwanie do zapłaty może podlegać ocenie przez ten sąd. Warto zadbać, aby wezwanie było poprawnie sformułowane i przede wszystkim zgodne z przepisami prawa.
Dobre wezwanie do zapłaty – jakie elementy powinno zawierać?
Przede wszystkim wezwanie do zapłaty powinno być jasne – sporządźmy je w taki sposób, aby nie dawało pola do interpretacji, a jego zrozumienie nie sprawiało wątpliwości. Wezwanie powinno być także precyzyjne: wskażmy dokładnie przede wszystkim kto wzywa, kogo wzywa i do czego wzywa – te trzy elementy są bowiem fundamentem każdego wezwania.
1. Dane wierzyciela i dłużnika
Pierwszym krokiem jest podanie danych identyfikacyjnych obu stron. W przypadku osoby fizycznej, oprócz imienia i nazwiska warto wskazać także adres zamieszkania oraz numer PESEL. W przypadku firmy – należy precyzyjnie wskazać pełną nazwę i adres siedziby, a dodatkowo warto podać NIP lub inny numer identyfikacyjny (np. KRS lub REGON). W zakresie ustalenia adresu dłużnika odsyłam do innego artykułu na blogu: Ustalenie adresu dłużnika (pozwanego).
2. Określenie naszego żądania
W zakresie przedmiotu naszego wezwania – czyli do czego wzywamy naszego dłużnika – nasze roszczenie powinno być precyzyjnie sformułowane. Wskażmy dokładną kwotę, jakiej żądamy. Jeśli żądamy zapłaty faktury – dokładnie opiszmy każdą fakturę (wskażmy np. numer faktury, datę wystawienia, termin płatności, kwotę faktury), a także napiszmy, jakiej umowy lub transakcji dotyczy nasze żądanie (np. w związku z umową sprzedaży z dnia …., w związku z wykonaniem usługi naprawy z dnia …). Jeśli żądamy zapłaty z innego tytułu niż faktura, opiszmy nasze roszczenie jeszcze dokładniej – przykładowo:
- domagając się zapłaty ceny za sprzedany samochód, powołajmy się na zawartą umowę oraz postanowienie tej umowy, z którego wynika obowiązek zapłaty ceny,
- domagając się odszkodowania za uszkodzenie pojazdu, opiszmy m.in. okoliczności zdarzenia, uszkodzenia, dane pojazdu,
- domagając się zadośćuczynienia za naruszenie dóbr osobistych, opiszmy jakie dobra naruszono i w jaki sposób.
Przykładowe wezwanie do zapłaty (w zakresie żądania zapłaty faktury):
Wzywam do zapłaty czynszu za czerwiec 2024 r. wynikającego z umowy najmu z dnia 4 kwietnia 2024 r., za który to czynsz wystawiona została faktura VAT nr 006/2024 z dnia 3 czerwca 2024 r. na kwotę 4 000 zł brutto z terminem płatności do 10 czerwca 2024 r., wraz z odsetkami ustawowymi za opóźnienie w transakcjach handlowych, które na dzień 14 marca 2025 r. wynoszą 478,11 zł oraz rekompensatą za koszty odzyskiwania należności w kwocie 170,71 zł (co stanowi równowartość kwoty 40 euro, przeliczonej przy zastosowaniu średniego kursu euro ogłoszonego przez Narodowy Bank Polski ostatniego dnia roboczego miesiąca poprzedzającego miesiąc, w którym świadczenie pieniężne stało się wymagalne).
Wskazuję zatem, że na dzień dzisiejszy zaległość z tytułu powyższej faktury wynosi łącznie kwotę 4 648,82 zł (słownie: cztery tysiące sześćset czterdzieści osiem złotych, osiemdziesiąt dwa grosze) i podlega powiększeniu o odsetki należne do dnia zapłaty. Wzywam do zapłaty tej kwoty w nieprzekraczalnym terminie pięciu dni od daty otrzymania niniejszego wezwania.
3. Termin i sposób płatności
Wskazanie terminu płatności jest kluczowe – jeśli takiego terminu nie wskażemy, zastosowanie może mieć nieprecyzyjny termin wynikający z art. 455 Kodeksu cywilnego, zgodnie z którym świadczenie powinno być spełnione „niezwłocznie” po wezwaniu dłużnika do wykonania. Jeżeli zaś dług już jest „przeterminowany” (bo np. wynika z faktury, której termin płatności już upłynął), warto podać datę, do której zapłata miała nastąpić, a grzecznościowo wyznaczyć termin dodatkowy, np. 7 dni od daty otrzymania wezwania. Warto także sprecyzować sposób zapłaty, np. przelewem na rachunek bankowy (wskażmy co najmniej numer rachunku i dane właściciela).
4. Odsetki za opóźnienie
Zgodnie z art. 481 § 1 Kodeksu cywilnego, jeżeli dłużnik opóźnia się ze spełnieniem świadczenia pieniężnego, wierzyciel może żądać odsetek za czas opóźnienia, chociażby nie poniósł żadnej szkody i chociażby opóźnienie było następstwem okoliczności, za które dłużnik odpowiedzialności nie ponosi. Oznacza to wynikający wprost z przepisów obowiązek zapłaty odsetek. Najczęściej spotykane są „odsetki ustawowe za opóźnienie” lub „odsetki ustawowe za opóźnienie w transakcjach handlowych”. Samodzielne obliczenie stopy odsetek jest dość skomplikowane (przykładowo, odsetki ustawowe za opóźnienie należą się w wysokości równej sumie stopy referencyjnej Narodowego Banku Polskiego i 5,5 punktów procentowych) – jednakże można w tym zakresie wesprzeć się tzw. kalkulatorami odsetek, które są powszechnie dostępne w internecie. Myślę, że podczas sporządzania wezwania do zapłaty warto obliczyć kwotę odsetek już naliczonych na dzień sporządzenia wezwania – nie tylko dla własnej wiadomości, ale także po to, aby uświadomić dłużnika ile „kosztuje” go opóźnienie w zapłacie należności. Wskazując kwotę naliczonych odsetek dodajmy, że dług podlega powiększeniu o dalsze odsetki należne do dnia zapłaty.
5. Koszty dochodzenia należności
Warto także wspomnieć o rekompensacie za koszty odzyskiwania należności, uregulowanej w art. 10 ustawy z dnia 8 marca 2013 r. o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych. Jeśli roszczenie wynika z transakcji handlowej (mówiąc w uproszczeniu – jest to roszczenie pomiędzy przedsiębiorcami i ma związek z prowadzoną przez nich działalnością gospodarczą), to wierzycielowi przysługuje od dłużnika, nawet bez wezwania, rekompensata za koszty odzyskiwania należności. Wysokość tej rekompensaty jest zależna od kwoty świadczenia (np. kwoty faktury), a jest to równowartość kwoty:
- 40 euro – gdy wartość świadczenia pieniężnego nie przekracza 5000 złotych;
- 70 euro – gdy wartość świadczenia pieniężnego jest wyższa niż 5000 złotych, ale niższa niż 50 000 złotych;
- 100 euro – gdy wartość świadczenia pieniężnego jest równa lub wyższa od 50 000 złotych.
Mimo, że ustawa wprost wskazuje, że taka rekompensata przysługuje „bez wezwania”, warto zażądać tej rekompensaty w wezwaniu do zapłaty. Może to być skutecznym środkiem motywującym dłużnika do regulowania należności – także na przyszłość.
6. Wskazanie konsekwencji braku zapłaty
Warto, aby wezwanie do zapłaty zawierało jasne wskazanie, jakie konsekwencje grożą za niezapłacenie długu. Można wskazać zamiar podjęcia działań prawnych, takich jak dochodzenie roszczenia na drodze sądowej – z informacją, że może to wiązać się z dodatkowymi kosztami dla dłużnika. Ciekawym rozwiązaniem jest także możliwość sformułowania w wezwaniu do zapłaty ostrzeżenia o zamiarze przekazania danych do biura informacji gospodarczej (tzw. BIG) – zgodnie z ustawą z dnia 9 kwietnia 2010 r. o udostępnianiu informacji gospodarczych i wymianie danych gospodarczych. Takimi biurami informacji gospodarczej są m.in. Krajowy Rejestr Długów, BIG InfoMonitor, Krajowe Biuro Informacji Gospodarczej i ERIF Biuro Informacji Gospodarczej. Biura informacji gospodarczej nazywane są w mediach tzw. czarną listą dłużników, a obecność na tej liście może powodować trudności m.in. z otrzymaniem kredytu, pożyczki, zakupów na raty, zakupu telefonu komórkowego, internetu, telewizji kablowej czy ubiegania się o leasing (tak np. Business Insider – Czym jest BIG?).
7. „Miękkie” elementy – perswazja i ton
Mimo że wezwanie do zapłaty jest dość formalnym dokumentem, warto zadbać o ton, który będzie zarówno profesjonalny, jak i zachęcający do współpracy (spełnienia świadczenia). Można użyć zwrotów typu: „nalegamy na pilne uregulowanie należności” czy „liczymy na szybkie rozwiązanie tej sprawy”. Chociaż jest to pismo o charakterze formalnym, to warto, aby zawierało elementy pokazujące, że rozwiązanie problemu jest w interesie obu stron. Pamiętajmy, że wezwanie do zapłaty jest zazwyczaj pierwszą (i najczęściej też ostatnią) formą interwencji przed podjęciem bardziej radykalnych działań prawnych, takich jak wniesienie pozwu do sądu. Warto pamiętać, że wezwanie do zapłaty nie jest pismem mającym na celu rozpoczęcie postępowania sądowego, lecz ma na celu skłonienie dłużnika do dobrowolnej spłaty długu, czyli właśnie uniknięcie procesu sądowego.
8. Wezwanie do pozasądowego sposobu rozwiązania sporu
Zgodnie z przepisami Kodeksu postępowania cywilnego, pozew powinien zawierać informację, czy strony podjęły próbę mediacji lub innego pozasądowego sposobu rozwiązania sporu, a w przypadku gdy takich prób nie podjęto, wyjaśnienie przyczyn ich niepodjęcia. Warto zatem sformułować w naszym wezwaniu zapytanie w tym zakresie – zazwyczaj wnoszę, aby dłużnik przedstawił swoje stanowisko co do możliwości pozasądowego rozwiązania sporu, a w przypadku chęci podjęcia próby ugodowej nawiązał ze mną kontakt telefoniczny. Wskazuję, że brak kontaktu w określonym terminie będę poczytywał jako brak chęci ugodowego załatwienia sporu.
Podsumowanie
Skuteczne wezwanie do zapłaty to nie tylko formalność, ale także kluczowy element w dochodzeniu należności. Pismo to powinno zawierać precyzyjne dane obu stron, szczegóły roszczenia oraz kwotę należności. Należy również zadbać o ton pisma, który, mimo że formalny, powinien być jednocześnie perswazyjny i profesjonalny. Warto również uwzględnić uprawnienia, jakie dają nam przepisy prawne, m.in. w zakresie odsetek za opóźnienie. Dobre wezwanie do zapłaty może pomóc w szybkim odzyskaniu należności i uniknięciu dalszych problemów prawnych.
Autor artykułu:
tel. (+48) 452-808-508
LIVROS Kancelaria Radcy Prawnego Dariusz Jarmoc
ul. Wyszyńskiego 2/1 lok. 114, Białystok
https://www.livros-kancelaria.pl/
Jeśli uważasz, że Twoje interesy wymagają pomocy radcy prawnego, nie wahaj się i skontaktuj się z naszą Kancelarią. Jesteśmy gotowi, by Ci pomóc.
