Ustawa o rachunkowości (art. 69 ust. 1) przewiduje obowiązek corocznego składania do Krajowego Rejestru Sądowego sprawozdań finansowych spółki. Obowiązek dotyczy m.in. spółek z ograniczoną odpowiedzialnością, a konkretnie spoczywa on na członkach Zarządu tych spółek, jako tzw. kierownikach jednostki. Na złożenie sprawozdania składają się trzy etapy: sporządzenie, podpisanie oraz jego faktyczne złożenie.
Art. 69 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości:
Kierownik jednostki składa we właściwym rejestrze sądowym:
1) roczne sprawozdanie finansowe,
2) sprawozdanie z badania sprawozdania finansowego, jeżeli podlegało ono badaniu,
3) odpis uchwały bądź postanowienia organu zatwierdzającego o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego i podziale zysku lub pokryciu straty,
4) sprawozdanie z działalności – w przypadku jednostek, o których mowa w art. 49 ust. 1,
5) sprawozdanie z atestacji sprawozdawczości zrównoważonego rozwoju – w przypadku jednostek, o których mowa w art. 63r ust. 1
– w terminie 15 dni od dnia zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego.
Jak należy postępować w sytuacji, gdy spółka istnieje tylko „na papierze”, jest „martwa” i nie prowadzi żadnej działalności?
Nasi Klienci często myślą, że jeśli ich spółka nie prowadziła działalności lub nie osiągnęła w danym roku obrotowym żadnego zysku, to ten obowiązek ich nie dotyczy. Nic bardziej mylnego. Obowiązek ten dotyczy w zasadzie każdej spółki z o.o., nawet jeśli nie prowadzą one żadnej działalności. Dlaczego takie zobowiązanie istnieje?
Sprawozdania składa się do KRS – Krajowego Rejestru Sądowego. Jest to centralna baza danych m.in. o spółkach handlowych. Przedsiębiorcy są zobowiązani przedstawiać tam sprawozdania finansowe, w których podsumowane są ich wyniki finansowe, informacje o majątku oraz zadłużeniu. Dzięki tym dokumentom, inwestorzy, kontrahenci, kredytodawcy i inni zainteresowani mogą ocenić sytuację finansową danego przedsiębiorstwa. Składanie sprawozdań finansowych ma na celu zapewnienie transparentności działalności gospodarczej oraz ochronę interesów wspólników, kontrahentów, wierzycieli i innych podmiotów związanych ze spółką. Ponadto, raporty finansowe mogą być pomocne w ocenie kondycji finansowej firmy oraz przy podejmowaniu decyzji biznesowych.
Odpowiedzialność na gruncie prawa karnego
W przypadku nieprowadzenia działalności, składanie sprawozdań finansowych może wydawać się zbędnym obowiązkiem, należy jednak pamiętać o konsekwencjach związanych z zaniechaniem ich sporządzenia lub złożenia. Niesporządzenie sprawozdania finansowego stanowi przestępstwo, zagrożone karą grzywny albo karą pozbawienia wolności do lat 2, albo obiema tymi karami łącznie (art 77 pkt 2 ustawy o rachunkowości). Nieco lżejszej karze, bo karze grzywny albo karze ograniczenia wolności, podlega ten, kto nie składa sprawozdania finansowego (art. 79 pkt 4 ustawy o rachunkowości).
Co ważne, odrębnie od postępowania karnego, sąd rejestrowy (KRS) może wszcząć tzw. postępowanie przymuszające – najpierw wezwie członków Zarządu, aby złożyli zaległe sprawozdania w terminie 7 dni, a jeśli tego nie uczynią, może wymierzyć im grzywnę, a nawet kilka następujących po sobie grzywien.
Dlatego też, nawet jeśli firma nie prowadzi działalności, należy pamiętać o obowiązku składania sprawozdań finansowych do Krajowego Rejestru Sądowego. Warto dodać, że od 1 października 2018 roku każde sprawozdanie finansowe sporządza się w postaci elektronicznej oraz opatruje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym – nie funkcjonuje już sporządzanie sprawozdań w postaci pisemnej.
Jeśli prowadzisz spółkę z o.o., a musisz złożyć sprawozdania finansowe, choćby zaległe – skontaktuj się z naszą Kancelarią, abyśmy mogli pomóc uregulować Twoje obowiązki.
Autor artykułu:
tel. (+48) 452-808-508
LIVROS Kancelaria Radcy Prawnego Dariusz Jarmoc
ul. Wyszyńskiego 2/1 lok. 114, Białystok
https://www.livros-kancelaria.pl/
Jeśli uważasz, że Twoje interesy wymagają pomocy radcy prawnego, nie wahaj się i skontaktuj się z naszą Kancelarią. Jesteśmy gotowi, by Ci pomóc.
