Wraz z wprowadzeniem KSeF (Krajowego Systemu e-Faktur) nastała nowa era w biurach rachunkowych. W lutym i marcu przedsiębiorcy znajdują się na etapie przejściowym, ale już od 1 kwietnia 2026 r. używanie KSeF do wystawiania i odbierania faktur będzie obowiązkowe dla wszystkich przedsiębiorców (z nielicznymi wyjątkami).
Uruchomienie KSeF można nazwać rewolucją – z punktu widzenia księgowych. Odchodzimy od faktur papierowych i przechodzimy na pełną cyfryzację. Dotychczas było tak, że klienci na początku każdego miesiąca przynosili Państwu pakiet dokumentów do zaksięgowania – w tym oczywiście faktury, w wersji papierowej lub elektronicznej (które i tak w zasadzie należało drukować, aby oznaczyć je numerem dokumentu – wewnętrznym numerem księgowym).
Dopóki istniała potrzeba fizycznego przekazania lub przesłania dokumentów księgowemu, to klienci przynajmniej wstępnie sprawdzali każdą fakturę – sprawdzali, czy dotyczy ich przedsiębiorstwa, czy została wystawiona na prawidłową kwotę oraz czy wszystkie towary lub usługi stanowią koszt uzyskania przychodu. Każda faktura przekazana księgowemu mogła być zatem ujęta w księgach rachunkowych.
Uwaga na fałszywe faktury oraz niecelowe wydatki
KSeF zmienia ten element współpracy klienta z biurem rachunkowym o 180 stopni. Biuro rachunkowe ma dostęp do konta klienta w systemie KSeF (w Państwa biurach na pewno zostały już nadane niezbędne uprawnienia). W związku z tym, na koncie klienta w KSeF widzą Państwo wszystkie faktury wystawione na dane tego klienta. Tym samym, mogą tam być widoczne także faktury wystawione omyłkowo, o nieprawidłowej treści lub obejmujące niecelowe wydatki (np. takie, które nie stanowią kosztów uzyskania przychodu). Na pewno słyszeli też Państwo o tzw. fakturach scamowych, czyli pochodzących od oszustów – wystawionych przez nieistniejący podmiot lub dotyczących fikcyjnej transakcji (artykuł tutaj: https://www.prawo.pl/podatki/faktury-scamowe-w-ksef-mf-wyjasnia-kto-i-kiedy-moze-je-zglaszac,536134.html) lub o masowym wystawianiu zbędnych faktur na dane wybranego przedsiębiorcy lub urzędu, celem sparaliżowania księgowości (artykuł tutaj: https://xyz.pl/czy-mozna-zasypac-firme-niechcianymi-fakturami-w-ksef-takie-dzialania-moga-sparalizowac-ksiegowosc/).
Księgowy, widząc wszystkie faktury na koncie klienta w KSeF, nie ma oczywiście wiedzy ani uprawnień, aby dokonywać merytorycznej weryfikacji tych dokumentów. Powstaje zatem pytanie – kto, kiedy i w jaki sposób ma ocenić celowość zaksięgowania danej faktury? Warto zadbać, aby to na kliencie ciążył obowiązek dokonania takiej weryfikacji – przynajmniej raz w miesiącu, przed terminem przekazania dokumentów księgowemu.
KSeF a zmiana umowy o prowadzenie księgowości
Jako kancelaria specjalizująca się w obsłudze prawnej biur rachunkowych zalecamy zawieranie z klientami aneksów, które precyzują powyższą kwestię. Warto uregulować tryb informowania księgowego o tym, które faktury należy zaksięgować, a także wskazać jakie są konsekwencje niedokonania weryfikacji faktur przez klienta. Przepisy nie regulują tej kwestii – zatem warto samemu o to zadbać, aby później uniknąć nieporozumień z klientami.
Pamiętajmy też, że niektóre faktury będą wystawiane poza KSeF, tj. w zwykłej formie elektronicznej lub papierowej (np. faktury od podmiotów zagranicznych). W tym zakresie powinien obowiązywać dotychczasowy tryb przekazywania dokumentów księgowemu oraz oznaczania ich celowości.
Jeśli w związku z wejściem w życie KSeF potrzebują Państwo pomocy przy wprowadzeniu odpowiednich zmian do swoich umów o świadczenie usług księgowych, zapraszamy do kontaktu. Wsparcie radcy prawnego pozwala skorzystać z jego wiedzy i doświadczenia. Nasza Kancelaria ma siedzibę w Białymstoku, ale zajmujemy się sprawami z całej Polski, także zdalnie.
Autor artykułu:
tel. (+48) 452-808-508
LIVROS Kancelaria Radcy Prawnego Dariusz Jarmoc
ul. Wyszyńskiego 2/1 lok. 114, Białystok
https://www.livros-kancelaria.pl/
Jeśli uważasz, że Twoje interesy wymagają pomocy radcy prawnego, nie wahaj się i skontaktuj się z naszą Kancelarią. Jesteśmy gotowi, by Ci pomóc.
- Odpowiedź na pozew – jak napisać i czy jest to obowiązkowe? - 04.03.2026
- KSeF – aneks do umowy biura rachunkowego - 26.02.2026
- Rozwiązanie spółki cywilnej – kompleksowy poradnik - 06.02.2026
