Poniżej prezentuję dobre praktyki prawne w zakresie prowadzenia swoich spraw. Zebrałem w jednym miejscu zasady dość podstawowe – najważniejsze, których warto przestrzegać przy codziennym realizowaniu swoich obowiązków, jako wyraz dbałości o własne sprawy. Warto je zapamiętać, a jeśli prowadzimy biznes – zapewnić, aby przestrzegali ich także nasi pracownicy.
Poniższy katalog nie jest wyczerpujący, ale przestrzeganie tych reguł z pewnością ograniczy ryzyko wystąpienia sporu, a jeśli już jakiś spór wystąpi – zwiększy nasze szanse na jego pomyślne zakończenie.
- Na korespondencji przychodzącej warto nanieść datę wpływu (doręczenia) – szczególnie istotne jest to w przypadku wszelkich wezwań, pism urzędowych, wyroków itp. oraz innych dokumentów, z którymi może wiązać się obowiązek złożenia odpowiedzi w określonym terminie. Warto także zachować kopertę, w której otrzymaliśmy korespondencję.
- Korespondencję wychodzącą sporządzajmy co najmniej w dwóch egzemplarzach – jeden dla adresata, drugi na potrzeby własne.
- Przy korespondencji wychodzącej zachowujmy dowód nadania (np. przypinajmy do pisma pocztowy druk potwierdzenia nadania lub zapisujmy na komputerze raport z systemu śledzenia przesyłek Poczty Polskiej). W przypadku pism doręczanych osobiście, uzyskajmy na swoim egzemplarzu potwierdzenie doręczenia (może to być np. adnotacja o treści „Otrzymałem w dniu … – podpis” lub pieczęć firmowa wpływowa – tzw. prezentata).
- W przypadku wysyłki faktur zachowujmy dowód nadania – jeśli fakturę wysyłamy e-mailem, zapisujmy e-mail na komputerze (można wykonać np. wydruk e-maila do pliku PDF).
- Sprawdzajmy, kto jest uprawniony do reprezentowania kontrahenta (szczególnie w przypadku spółek) – ustalenia poczynione z pracownikiem zamiast np. z prezesem zarządu, mogą zostać uznane za nieważne (podobnie, wysłanie e-maila do niewłaściwej osoby może być uznane za nieskuteczne doręczenie).
- Pilnujmy terminów przedawnienia naszych roszczeń – w przypadku działalności gospodarczej, większość roszczeń ulega przedawnieniu z upływem 3 lat, ale w przepisach jest wiele krótszych terminów (np. 1 rok – roszczenia z umowy przewozu, roszczenia z umowy przedwstępnej; 2 lata – roszczenia z umowy o dzieło, zlecenia lub umowy o świadczenie usług).
- Warto dokumentować ustalenia ustne zawierane z kontrahentami – choćby poprzez przesłanie e‑maila z podsumowaniem ustaleń, a w przypadku istotnych ustaleń nawet sporządzenie protokołu ze spotkania podpisanego przez obie strony. Dotyczy to także zleceń/zamówień składanych ustnie.
- Jeśli spodziewamy się sporu z kontrahentem (choćby problemów z płatnościami), dokumentujmy jak najwięcej zdarzeń – zbierajmy dowody na wykonywanie usług, dostarczanie towarów, przekazywanie i przyjmowanie płatności; zapisujmy także daty i szczegóły istotnych wydarzeń w sprawie (np. ustaleń, spotkań, dokonania określonych czynności, zakończenia etapów wykonywania usługi itp.).
- Jeśli kontrahenci zalegają nam z płatnościami – regularnie sprawdzajmy ich w Krajowym Rejestrze Zadłużonych (https://krz.ms.gov.pl), gdzie są publikowane obwieszczenia dotyczące m.in. upadłości i restrukturyzacji. Jeśli sąd ogłosi upadłość kontrahenta, powinniśmy zgłosić swoją wierzytelność w terminie 30 dni od dnia obwieszczenia postanowienia o ogłoszeniu upadłości; w przypadku zaś otwarcia restrukturyzacji, powinniśmy w terminie dwóch tygodni (od daty obwieszczenia o złożeniu spisu wierzytelności) wnieść sprzeciw co do pominięcia wierzytelności w tym spisie.
- Pamiętajmy, że każda nasza czynność może wywołać skutki nie tylko na gruncie prawa cywilnego, ale często także innych dziedzin – najczęściej mogą wystąpić konsekwencje podatkowe. Pilnujmy także kwestii m.in. ochrony danych osobowych, prawa pracy, rachunkowości i wielu innych.
Niektóre z tych dobrych praktyk prawnych mogą wydawać się oczywiste, ale myślę, że warto o nich przypominać. W przypadku wątpliwości – zapraszam do kontaktu. Nie wahajmy się skontaktować z prawnikiem nawet na wczesnym etapie sprawy. Doświadczenie i wiedza, którymi dysponuje prawnik, mogą pomóc w uniknięciu w przyszłości wielu trudności i problemów. Współpraca z prawnikiem to inwestycja w bezpieczeństwo i pewność, że sprawy są prowadzone zgodnie z prawem, a jednocześnie z dbałością o dobro Klienta.
Autor artykułu:
tel. (+48) 452-808-508
LIVROS Kancelaria Radcy Prawnego Dariusz Jarmoc
ul. Wyszyńskiego 2/1 lok. 114, Białystok
https://www.livros-kancelaria.pl/
Jeśli uważasz, że Twoje interesy wymagają pomocy radcy prawnego, nie wahaj się i skontaktuj się z naszą Kancelarią. Jesteśmy gotowi, by Ci pomóc.
